Heyho!
Das ist manchmal gar nicht so einfach. Ich habe auch ein schlechtes Gewissen, wenn ich und der Kunde nicht auf einer Wellenlänge sind oder er Vorstellungen hat, von denen ich weiß, dass man sie nicht erfüllen kann. Es ist so schwierig, das dann klar zu machen, dass die Wünsche nahezu utopisch sind. Wenn man dann andere Vorschläge macht und das Gegenüber einfach nicht darauf eingeht, ist das richtig nervig. Ich versuche, mich nach einem Tipp zu halten, den ich auf https://www.wirtschaftswissen.de/ gelesen habe:
Das beste ist, dem Kunden einfach die Wahrheit zu sagen. Es bringt nichts, wenn du um den heißen Brei herumredest, das hinterlässt nur einen schlechten Eindruck. Versuche einfach, deine Entscheidung/Absage sachlich und höflich zu formulieren und stelle deine Sicht der Dinge da. Wenn der Kunde halbwegs vernünftig ist, sollte das auch funktionieren!
Viel Glück!