Schriftformpflicht bei Kündigungen – wie geht ihr mit § 623 BGB in der Praxis um?

Nun, die Regelung des § 623 BGB ist auch im Jahr 2025 eine der zentralen Normen im deutschen Arbeitsrecht, wenn es um die rechtssichere Beendigung von Arbeitsverhältnissen geht. Sie verlangt strikt die Schriftform für Kündigungen und Aufhebungsverträge – die elektronische Form, sei sie noch so fortschrittlich, ist ausdrücklich ausgeschlossen.

Das bedeutet ganz konkret: Eine Kündigung muss auf Papier erfolgen und handschriftlich vom Kündigenden unterschrieben sein. E-Mails, PDFs mit digitaler Signatur, SMS oder sogar Telefax-Schreiben sind nach wie vor unwirksam – auch wenn sie im Arbeitsalltag praktisch erscheinen mögen. Diese Klarheit dient dazu, übereilte oder missverständliche Kündigungen zu verhindern und sorgt für eindeutige Beweislagen im Streitfall.

In der Praxis bedeutet das für viele Unternehmen, dass die Kündigung auf formellem Wege vorbereitet und übergeben werden muss. Besonders bewährt hat sich die Zustellung per Einwurfeinschreiben oder persönliche Übergabe gegen Empfangsbestätigung. Dabei ist wichtig: Nicht der Versand, sondern der tatsächliche Zugang der Kündigung zählt für Fristen.

Viele Betriebe haben interne Checklisten entwickelt, die vor jeder Kündigung durchgearbeitet werden – insbesondere zur Kontrolle der Form und der ordnungsgemäßen Zustellung. Schulungen für Führungskräfte und Personalabteilungen helfen zusätzlich, typische Fehler zu vermeiden. Ein häufiger Irrtum: Kündigungen, die aus Zeitdruck heraus per Mail angekündigt und erst später schriftlich übergeben werden, sind im Zweifel nicht wirksam, wenn die Form nicht eingehalten wurde.

Ein lesenswerter Überblick dazu findet sich im Artikel Webmasterplan.com. Dort wird detailliert erklärt, was unter Schriftform im Sinne des § 623 BGB zu verstehen ist und warum diese Regelung auch in Zeiten der Digitalisierung nicht gelockert wurde. Besonders hilfreich ist die klare Abgrenzung zur elektronischen Form und die Darstellung aktueller Rechtsprechung.

Aus rechtlicher Sicht ist diese Regelung eine Schutzvorschrift – aus betrieblicher Sicht aber auch ein organisatorischer Mehraufwand. Dennoch lohnt es sich, genau hinzusehen, denn eine unwirksame Kündigung kann gravierende Folgen haben. Nicht nur der Bestand des Arbeitsverhältnisses steht auf dem Spiel, sondern auch mögliche Entschädigungsforderungen und Prozesskosten.

Unterm Strich bleibt § 623 BGB ein gutes Beispiel dafür, wie formale Anforderungen auch in modernen Arbeitsverhältnissen nach wie vor rechtlich hohe Bedeutung haben. Für die Praxis heißt das: Digital denken, aber analog kündigen. Nutzt ihr bereits spezielle Software oder Dokumentationssysteme zur Organisation der Kündigungsschritte?