Kennt Jemand eine gute Software zur revisionssicheren Datenarchivierung?

Für revisionssichere Datenarchivierung sind zertifizierte Lösungen wie DocuWare, ELO Digital Office oder d.velop empfehlenswert. Diese Softwarelösungen erfüllen GoBD- und DSGVO-Anforderungen und bieten flexible Integrationen sowie zuverlässige Sicherheit. Besonders DocuWare punktet mit Benutzerfreundlichkeit, während ELO modular erweiterbar ist und d.velop skalierbare Optionen bietet. Die Wahl hängt von deinen spezifischen Anforderungen, wie Datenvolumen oder IT-Infrastruktur, ab.

Ich habe mich beruflich intensiv mit dem Thema revisionssichere Archivierung beschäftigt und kann dazu einiges sagen. Wichtig vorab: Eine einfache Dateiablage auf einem Netzlaufwerk oder in einer Cloud reicht gesetzlich nicht aus. Die Anforderungen ergeben sich aus der Abgabenordnung (AO), dem Handelsgesetzbuch (HGB) und vor allem den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Eine revisionssichere Archivierung muss folgende Kriterien erfüllen: Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, ordnungsgemäße Aufbewahrung und jederzeitige Verfügbarkeit. Zusätzlich ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht, die beschreibt, wie Dokumente erfasst, archiviert und gelöscht werden. An Softwarelösungen, die diese Anforderungen erfüllen, gibt es am Markt mehrere etablierte Anbieter. Die ELO ECM Suite ist eine der bekanntesten Lösungen und eignet sich für mittelständische bis große Unternehmen. AKTEFIX und PaperOffice richten sich eher an kleinere Betriebe und Selbstständige. Die DOCBOX bietet eine Cloud-basierte Lösung mit QES (qualifizierter elektronischer Signatur) und ist Made in Germany. Bei der Auswahl sollte man darauf achten, dass die Software folgende Funktionen bietet: automatische Fristensteuerung für Aufbewahrungsfristen (6 Jahre für Handelsbriefe, 10 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege), Zugriffskontrolle und Protokollierung aller Änderungen sowie eine Schnittstelle zu vorhandenen Systemen wie DATEV oder der eigenen Finanzbuchhaltung. Mit der E-Rechnungspflicht für B2B-Umsätze ab 2025 gewinnt das Thema zusätzlich an Brisanz. Meine Empfehlung: Holt euch Angebote von zwei bis drei Anbietern ein und achtet nicht nur auf den Preis, sondern auch auf den Support und die einfache Integration in bestehende Prozesse.